技术文件发放回收管理规定

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技术文件发放回收管理规定

1目的

规定技术文件的发放、回收及更改的有关内容，对技术文件进行有效管控，确保各部门使用的文件均为有效版本。

2使用范围

适用于本公司所有产品的技术文件，客户外来图纸以及文件的管理

3概念

技术文件：客户产品图纸、公司内部转化后图纸、工艺文件、作业指导书、检验规范以及其他用于指导生产的文件。

4职责

4.1技术部负责技术文件的编制、签发、回收、更改，以及所有外来文件和内部文件的归档管理，电子文件的备份和管理等工作，同时确保现场使用图纸与客户提供最新版本的一致性。

4.2技术文件使用部门负责对接收后文件的执行、验证、和妥善保管，确保文件的完好及有效性。

5规定内容

5.1技术文件统一由技术部门发放和回收管理，由本部门填写《文件发放/回收记录》，领用部门负责人签收。

5.2文件领用部门要对领用的文件切实做好管控，文件遗失或损坏不能用，需部门负责人向技术部提出补发申请，并做好登记。遗失的以10元/张进行处罚。

5.3现场所有现行文件均以加盖红色印章者有效，使用部门如需复印须向技术部提出申请，由技术人员复印加盖红章下发，并做好登记。

5.4技术文件变更，技术文件只有技术部门人员可以更改，其他人员不得擅自涂改。因客户图纸或技术要求发生变化而引起产品图纸、技术工艺变更，技术部要及时做好《技术更改通知单》连同变更后的技术文件下发到相关部门；因公司内部加工工艺调整或其他内部原因而引起的的技术文件变更，需相关负责人提交变更申请给技术部，技术部审核通过，更改相应文件并签发，下发变更后文件同时要将旧的相应文件回收并做好《文件发放/回收记录》登记。

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文件发放回收管理规定2017-03-09 11:25 | #2楼

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用

双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、知识产权管理部、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管-理-员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

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