商务英语电子邮件的写作要点

2018-04-05 商务英语

  曾经,传统且正式的商务信件很常见,而今,快捷的商务电邮成为主流。网络的便捷性和随意性常常让我们觉得,似乎商务电邮写得糟糕没什么大不了的。那么我们应该如何写一篇商务英语电子邮件呢?下面是小编分享的商务英语邮件的写作要点,欢迎大家阅读!

  网络改变了商务世界的很多方面,商务信函便是其中之一。曾经,传统且正式的商务信件很常见,而今,快捷的商务电邮成为主流。网络的便捷性和随意性常常让我们觉得,似乎商务电邮写得糟糕没什么大不了的。然而,事实恰好相反。因为写一封电子邮件太轻而易举了,所以人们收到那么多之后,便只处理那些写得好的——你的商务电邮必须从电邮堆中脱颖而出才行。以下要点能帮助你写出适用于任何目的的简洁、抢眼的商务电邮。

  风格

  人眼对电脑屏幕和纸张的反应不同,所以如何安排电邮的格式非常重要。使用短小简洁的句子直奔主题;记住,写电邮的目的是为了传达重要信息,所以要让读邮件的人首先看到要点。不管什么情况都要包含问候语和署名,并且尽量多折行多分段——这能使邮件更易读。还有,要抑制长篇大论的冲动:商务电邮最好简短;相当于一页纸左右的量就足够了。

  语气

  暂不论其好坏,网络滋生了“非正式”交流的恶习。电邮稍微非正式一点没有关系(人们最近开始接受了),但是不要写得好像是在跟妈妈或最好的朋友谈话一样。你需要在传统意义上的正式和电邮的'非正式中找到平衡。想想收件人的风格,以及他们最可能怎样写电邮。他们会使用什么词汇?俚语或行话会不会冒犯到读邮件的人?将这些因素考虑在内,才能写出一封有针对性的简洁邮件。

  语法

  不管“非正式”如何发展而来,这都不意味着允许犯语法错误—这些错误会毁了你的电邮。语法错误说明你没有在商务电邮上下多少功夫,而且你很可能不太在乎你所传达的信息。仔细通读电邮,以确定拼写正确,并且修订了所有的语法和标点错误。删除所有的多余信息和陈词滥调。收件人—尤其是那些职业商人—会很欣赏你注重细节,而且,如果你发给他们的电邮里没有错误的话,他们会态度更好地回复你的消息。

  回复

  电邮是即时媒体, 也因此是一个高度普及的媒体。和纸质邮件相比,通过电邮要求对方回复更便捷—而且,你更有可能收到回复!在落款之前,一定要清楚你期望收件人做什么。需要电话回复还是附上特定的信息? 说出来! 如果收件人不知道你想要什么,他们答复你的时候就会很费神。但要记住:要求回复时一定要客气。几乎没有什么比在邮件结束时过度催促或强求更糟糕了。

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