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沟通的作用和意义

时间:2021-12-25 11:14:49 管理沟通 我要投稿

沟通的作用和意义

  沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程,以求思想达成一致和感情的通畅。下面是小编整理的沟通的作用和意义,欢迎阅览。

  为什么要沟通?这个问题乍听起来,好像问别人“为什么要吃饭”或“为什么要睡觉”一样愚蠢。吃饭是因为饥饿,睡觉是因为困倦。同样,对于我们来说,沟通是一种自然而然的、必需的、无所不在的活动。

  通过沟通可以交流信息和获得感情与思想。在人们工作、娱乐、居家、买卖时,或者希望和一些人的关系更加稳固和持久时,都要通过交流、合作、达成协议来达到目的。

  在沟通过程中,人们分享、披露、接收信息,根据沟通信息的内容,可分为事实、情感、价值取向、意见观点。根据沟通的目的可以分为交流、劝说、教授、谈判、命令等。 综上所述,沟通的主要作用有两个:

  (1)传递和获得信息

  信息的采集、传送、整理、交换,无一不是沟通的过程。通过沟通,交换有意义、有价值的各种信息,生活中的大小事务才得以开展。

  掌握低成本的沟通技巧、了解如何有效地传递信息能提高人的办事效率,而积极地获得信息更会提高人的竞争优势。好的沟通者可以一直保持注意力,随时抓住内容重点,找出所需要的重要信息。他们能更透彻了解信息的内容,拥有最佳的工作效率,并节省时间与精力,获得更高的生产力。

  (2)改善人际关系

  社会是由人们互相沟通所维持的关系组成的网,人们相互交流是因为需要同周围的社会环境相联系。

  沟通与人际关系两者相互促进、相互影响。有效的沟通可以赢得和谐的人际关系,而和谐的人际关系又使沟通更加顺畅。相反,人际关系不良会使沟通难以开展,而不恰当的沟通又会使人际关系变得更坏。

  沟通的意义

  沟通是人类组织的基本特征和活动之一。没有沟通,就不可能形成组织和人类社会。家庭、企业、国家,都是十分典型的人类组织形态。沟通是维系组织存在,保持和加强组织纽带,创造和维护组织文化,提高组织效率、效益,支持、促进组织不断进步发展的主要途径。

  有效的沟通让我们高效率地把一件事情办好,让我们享受更美好的生活。善于沟通的人懂得如何维持和改善相互关系,更好地展示自我需要、发现他人需要,最终赢得更好的人际关系和成功的事业。

  有效沟通的意义可以总结为以下几点:

  沟通的种类

  在沟通过程中,根据沟通符号的种类分别有语言沟通和非语言沟通,语言沟通又包括书面沟通与口头沟通;

  根据是否是结构性和系统性的,沟通分为正式沟通和非正式沟通;

  根据在群体或组织中沟通传递的方向分为自上而下沟通、自下而上沟通和平行沟通; 根据沟通中的互动性分为单向沟通与双向沟通;

  沟通的基本模式

  1、语言沟通

  语言是人类特有的一种非常好的、有效的沟通方式。语言的沟通包括口头语言、书面语言、图片或者图形。

  口头语言包括我们面对面的谈话、开会议等等。书面语言包括我们的信函、 广告和传真,甚至现在用得很多的E—mail等。图片包括一些幻灯片和电影等,这些都统称为语言的沟通。

  在沟通过程中,语言沟通对于信息的传递、思想的传递和情感的传递而言更擅长于传递的是信息。

  2、肢体语言的沟通

  肢体语言包含得非常丰富,包括我们的动作、表情、眼神。实际上,在我们的声音里也包含着非常丰富的肢体语言。我们在说每一句话的时候,用什么样的音色去说,用什么样的抑扬顿挫去说等,这都是肢体语言的一部分。

  我们说沟通的模式有语言和肢体语言这两种,语言更擅长沟通的是信息,肢体语言更善于沟通的是人与人之间的思想和情感。

  沟通方式的比较[1]

  各种沟通方式比较 沟通

  方式 举例 优点 缺点

  口头 交谈、讲座、讨论会、电话 快速传递、快速反馈、信息量很大 传递中经过层次愈多信息失真

  愈严重、核实越困难

  书面 报告、备忘录、信件、内部期刊、

  布告 持久、有形、可以核实 效率低、缺乏反馈

  非语

  言 声、光信号、体态、语调 信息意义十分明确,内涵丰富,含义传递距离有限,界限模糊,只能

  隐含灵活 意会不能言传

  电子传真、闭路电视、计算机网络、电快速传递、信息容量大、一份信息可单向传递,电子邮件可以交流,媒介 子邮件(e—Mail) 同时传递给多人、廉价 但看不见表情 单向沟通和双向沟通的比较

  沟通的技巧

  《哈佛人力资源管理》对沟通技巧介绍了如下模式 :

  1、倾听技巧

  倾听能鼓励他人倾吐他们的状况与问题,而这种方法能协助他们找出解决问题的方法。倾听技巧是有效影响力的重要关键,而它需要相当的耐心与全神贯注。

  倾听技巧由4个个体技巧所组成,分别是鼓励、询问、反应与复述。

  1)鼓励:促进对方表达的意愿。

  2)询问:以探索方式获得更多对方的信息资料。

  3)反应:告诉对方你在听,同时确定完全了解对方的意思。

  4)复述:用于讨论结束时,确定没有误解对方的意思。

  2、气氛控制技巧

  安全而和谐的气氛,能使对方更愿意沟通,如果沟通双方彼此猜忌、批评或恶意中伤,将使气氛紧张、冲突,加速彼此心理设防,使沟通中断或无效。

  气氛控制技巧由4个个体技巧所组成,分别是联合、参与、依赖与觉察。

  1)联合:以兴趣、价值、需求和目标等强调双方所共有的事务,造成和谐的气氛而达到沟通的效果。

  2)参与:激发对方的投入态度,创造一种热忱,使目标更快完成,并为随后进行的推动创造积极气氛。

  3)依赖:创造安全的情境,提高对方的安全感,而接纳对方的感受、态度与价值等。

  4)觉察:将潜在“爆炸性”或高度冲突状况予以化解,避免讨论演变为负面或破坏性。

  3、推动技巧

  推动技巧是用来影响他人的行为,使逐渐符合我们的议题。有效运用推动技巧的关键,在于以明白具体的积极态度,让对方在毫无怀疑的情况下接受你的意见,并觉得受到激励,想完成工作。

  推动技巧由4个个体技巧所组成,分别是回馈、提议、推论与增强。

  1)回馈:让对方了解你对其行为的感受,这些回馈对人们改变行为或维持适当行为是相当重要的,尤其是提供回馈时,要以清晰具体而非侵犯的态度提出。

  2)提议:将自己的意见具体明确地表达出来,让对方能了解自己的行动方向与目的。

  3)推论:使讨论具有进展性,整理谈话内容,并以它为基础,为讨论目的延伸而锁定目标。

  4)增强 :利用增强对方出现的'正向行为(符合沟通意图的行为)来影响他人,也就是利用增强来激励他人做你想要他们做的事。

  管理沟通的三大作用

  不重视沟通,这是企业管理人员经常犯的一个错误,尤其是在中国企业中。企业管理人员,之所以犯这个错误,是因为他们受儒家文化的等级观念影响太深,认为管理者与被管理者之间不能有太多的平等,没有必要告之被管理者做事的理由。“民可使由之,不可使知之。”片面强调被管理者应无条件地服从,“理解的执行,不理解的也必须执行”。从而认为除了告之对方做什么、做到什么程度之外,再告之其它相关信息都是多余的。更不用说就对方的态度、情感,通过沟通达成理解和认同。

  没有充分有效的沟通,下属员工,不知道做事的意义,也不明白做事的价值,因而做事的积极性也就不可能高,创造性也就无法发挥出来。不知道为什么要做这个事,所以他也就不敢在做事的方式上进行创新,做事墨守陈规,按习惯行事,必然效益低下。

  相反,如果有比较充分而有效的沟通,在让下属员工明了他所作的工作的目标和意义、价值后,会倍增他们的工作热情和主动性。人们经常用三个石匠打石头的故事说明,工作意义和价值本身对工作者的热情和成效的影响。一个石匠,只是为了打石头而打石头,看不到自己工作的意义,因而感到打石头工作苦不堪言,整天愁眉苦脸,疲惫万分;相反,另一个石匠,知道所打的石头是要用到一个大教堂的建筑上去的,不仅没有感到劳苦,而且一直保持着充沛的精力和高昂热情。他为自己能参与这样一个千秋工程而自豪。

  一个希望有所作为的管理人员,如果明了沟通与管理的关系,也就绝不会轻视管理沟通工作。