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项目管理中主要的沟通含义及方式

2017-11-23 管理沟通

  项目管理中主要的沟通方式有哪些呢,大家想了解一下吗?下面小编为大家介绍项目管理中主要的沟通含义及方式,希望能帮到大家!

  1 了解沟通的含义

  1.1 沟通的概念,沟通就是信息的交流。有效的沟通即为信息的交换、传送信息的行为或实例、口头或书面消息、有效地表达想法的技术、在个人之间通过一般的符号系统交换意见的过程等内容。沟通可以是书面正式的、书面非正式的、口头正式的和口头非正式的。项目运营过程中,信息沟通主要是人际沟通和组织沟通。

项目管理中主要的沟通方式

  1.2 沟通有其独特的模型,相应被选择的沟通方式也会根据我们沟通的对象而定。沟通也需一定的环境,沟通环境受单独或共同起作用的内部和外部力量控制,这些力量要么会帮助、要么会限制项目最终的运营。

  1.3 项目环境下项目管理人的沟通职责,通常项目经理会用大部分工作时间进行沟通,诸如对具体工装或行动进行指导、对各类问题做判断及决策、做报告、参加会议、谈判、总的项目管理、公共关系、记录管理等。

  由此看来,沟通过程不只是简单地传递信息,它也是一种控制源。恰当的沟通使雇员投入并努力工作,因为雇员需要知道和理解。

  沟通必须既传递信息又传达激励。因此在沟通中主要注意通盘考虑你所期望实现的东西,确定适合自己的沟通方式,唤起那些受影响的兴趣,在其他人与你沟通的道路上给予大力支持和鼓励,在你所沟通的事情上获得支持,最后通过依靠他人实施你的指导测试效果。

  2 项目管理中主要应用的沟通方式及方法

  2.1 官方沟通与非官方沟通

  所谓官方沟通即按项目运营期间正式规定的渠道及方式进行信息的传递和交流。诸如定期的汇报、远程电话会、各种例会以及与客户间的正式往来函件。其特点是信息精准且具备强制力,但沟通速度及形式局限性较大。

  非官方沟通多为在官方沟通之外的一切信息的交流及传递。可以是雇员之间的交谈、各种小道消息等等。这种沟通的特点信息流通迅速、形式灵活方便,且能获得官方渠道中难以获得的信息,但其真实性难以确定。

  2.2 上行沟通、下行沟通和平行沟通

  上行沟通多为下属向上级汇报情况即自下而上的沟通。项目经理应更多的鼓励项目团队成员积极向直属上级反映项目运营情况,上行沟通的顺畅是项目工作开展的前提,亦是项目经理掌握项目全盘执行情况做出各种决策的基础。

  下行沟通多指团队领导对员工进行自上而下的信息传达。诸如将项目整体规划、时间节点、重大里程碑等信息传递给相关工作人员。下行沟通的流畅则更多的对项目的整体进程有较大的宏观推动作用。

  平行沟通是指团队内部成员间的沟通以及涉及项目的运营的各平行部门间的信息交流。在项目整个执行进程中,经常会出现各相关部门间为资源、人力、设备等诸多因素发生矛盾及争执,导致冲突的主要根源是部门间的互相沟通不流畅。所以部门间的平行沟通对减少矛盾冲突以及信息的流畅是尤为关键的。

  单/双项沟通也是沟通的其中一种形式。单项沟通多为做报告、发布通知、指令等。信息发出者与接收者这两者之间不存在信息反馈只是单方面的信息传递。这种沟通的特点是信息量大、传递迅速,但因信息发出者与接收者之间没有互动,亦使得信息接收者产生抵触情绪,并不能讲信息深入的理解消化。双向沟通是信息发出者与接收者相互协商讨论的进行沟通。信息发出者在传递信息之后需听取反馈意见,并经过多次探讨最终双方取得意见一致为止。这种性质的沟通有着较大的互动性,易于双方建立感情,就是信息发送者会面对较大压力,需随时受到质疑,信息传递理解的速度较慢。

  2.3 书面沟通和口头沟通

  书面沟通多为较正式的沟通,且相关信息亦可作为资料长期保存、反复查阅口头沟通灵活性高、沟通迅速,沟通的双方存在较大互动亦可灵活自由的交换意见传递信息。

  经过对以上多种沟通方式的大致了解,在实际项目运营中项目管理人更应该关注如何进行有效的沟通以促进项目全面、健康的运营。这中间或许会涉及多种沟通方式及渠道,而且会得到不止一种形式的反馈,由此更要建立多种渠道的沟通,尽量采取面对面沟通,判断接受者对你的沟通如何敏感,尽量使用简单的语言并用实际行动使所说的话更具执行力。

  3 沟通艺术是整个项目运营的基础

  其实每一个项目自开始设立、运营到最终的完成都与大量的公司、企业、政府等息息相关。期间除了项目团队内部人员之间的沟通,还有就是部门与部门之间、供应商与客户之间等等都会产生海量的信息。那么项目管理中的沟通管理即是项目成功实施的基础。

  就项目本身而言,就是一个开放性的复杂系统,并且有着严格的施工周期和交付节点。所以项目自研制开始到最终的产品交付每一个重大里程碑节点都是必须严防死守的。流畅的沟通以及信息传递是科学的组织、协调和宏观控制项目进程的前提。沟通管理一旦出现问题而导致信息堵塞,那么对整个项目将是致命的打击,并可能影响项目最终的成功完成。

  综上所述,项目管理中的沟通管理是项目健康运营的基础,往往更多时候的沟通管理更是一种艺术。有效的沟通不仅可以改善团队内部成员之间的人际关系,以及部门与部门之间乃至上升到供应商与客户之间都会是一种愉悦的交流。所以,项目经理更应关注项目整体运营中每一个阶段的沟通,要从整体利益出发,运用系统的思想通盘考虑项目进展的全过程,对于海量的信息要做到高效、全方位地系统管理,要将沟通管理作为项目各方面管理的基础和纽带去提升和深化,这样才能最大效益的发挥沟通管理在项目管理中的重要作用,以满足客户的最终要求,保证高质量的产品交付。

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