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最有效的行政管理秘诀

2018-04-01 管理沟通

  行政人员都是经理,而且是老板的经理,因此,行政人员成功的重要秘诀就是学会如何“管理”老板。这里有六个重要方法帮助你。一起来看看行政人员的管理技巧吧!

  了解你的老板

  首先,一定要做一些了解背景信息的工作。“你需要了解你老板对公司的首创精神和其对这个组织的影响,”员工培训和执行机构总裁希瑟·梅菲尔德(heathermayfield)说,“或许对于行政部门的人来说,核心问题是‘是什么让老板忙到深夜?’”

  要“管理”你的老板,需要将自己的思维抽离,充分进入他的思维中。“当你‘管理’老板时,你要知道无论你怎么想,你老板都不会这样想。” 管理咨询师比尔·詹森(billjensen)说。你应当充满热情地研究“如何领悟到老板现在在想些什么。”

  做你老板的“过滤器”和“组织者”

  在这个多媒体时代,为老板把好办公室门的关,塞选各种信息,已经不再只是行政部门老大的职责了。“这个时代,大部分的人都能很容易接触到每一个人。”詹森说,“因此,对于行政人员来说,新的把关人功能应该是做一个‘过滤器’或者是信息的组织者。”

  雅克·霍洛维茨(jacqueshorovitz)同时认为,“应该有选择性、视觉性地让数据组合,并将最本质的内容呈现出来。”

  部分你过滤的工作就是不要每一件事都询问老板。当你为每一天的决定征求老板意见前,问问自己这个问题是否真的需要去问。如果不是,也许你自己做决断能为大家都节省很多时间。

  清楚认识老板的工作风格和工作的先后顺序

  詹森看来,当行政人员给老板提问时,通常他会有三个问题:

  对于这个问题,我需要知道些什么?

  为什么我要在意这个事儿?

  你想要我针对这个事儿做什么?

  但老板对这些问题的排序会各有各的不同。“行政人员的工作需要知道老板会率先解决那个问题。”詹森说。在这个认识上经验的积累,是做好行政工作“管理”老板的关键。

  “想让你和你老板同时成功的方法之一,是你能帮助老板‘管理’他的缺点。”梅菲尔德说。例如,如果你的老板长期开会迟到5到10分钟,你可以通过未来开会前给他一些时间提示的方式,来提升他在整个公司的形象。

  让每个人都看到你的工作

  “很多行政人员的报告是给多个老板的,他们还有互相冲突的项目日程。”梅菲尔德说,“最好的解决方法是制定一个大家都能看到的项目表,注明每个项目的截止时间。这能让你所有的老板都知道你在做什么,以及哪个需要最优先。”

  “如果我要去告诉鲍勃他的这个事儿不行,或者需要等等,那我一定会向他说明清楚为什么约翰的项目需要先做。当然,这些都是基于对公司的影响考虑的`。”梅菲尔德说。

  如果可以,指派和外包

  如果有非常强有力的原因,任何人都是可以“指派”的。“例如,你可以将东西塞进信封的工作交给邮寄部门。“梅菲尔德说。如果你有一份可以分散对待的任务,比如为会议撰写席卡,那么你可以指派接待员去完成这个任务。如果你和你的老板关系很好,周期性地指派外包任务试试。

  不要对你的老板“吝啬“好消息

  为了更好“管理”你老板对你的印象,让他时不时能听到关于你们工作的成就,或大或小,特别是你们的工作在公司里如何获得认可的信息。如果你的老板只能从你口中听到坏消息,你很难让他对你有一个好印象。

  记住“管理”老板并不只在你直接的上级这里就停住了,你需要让更高的领导意识到你为你老板的成就做出了很大贡献。记住在你老板闪光灯的反光中取取暖就好,千万不要试图去抢了老板的风头。

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