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秘书职业资格鉴定考试案例分析题答题技巧

时间:2017-07-20 12:33:50 秘书资格 我要投稿

秘书职业资格鉴定考试案例分析题答题技巧

  全国统一鉴定考试秘书职业资格四级试卷案例分析题共有两道,合计50分。两题均为观看一段录像,然后回答问题。案例分析题答题并不难,技巧是关键。yjbys小编为大家转发专家对案例分析题的答题方法和注意事项,希望对大家参加秘书资格考试有参考作用~

  一、认真观看录像

  考生在观看录像时,应特别注意以下内容。

  (一)注意礼仪表现

  1.着装配饰。着装的基本原则:要与场合相适应,要明确目的,要符合自己的社会角色,要适合自己的条件。佩戴首饰的原则:要与服装风格相配合,要符合自身的特点。女士职业装要淡雅,不可浓妆艳抹,补妆要避人。

  2.接打电话。接打电话的基本要求:态度礼貌友好,声音亲切自然,通话简洁高效。一般来说,电话机应放在容易拿到、方便使用的地方。电话铃响三声之内拿起话筒,应答的第一句话应是问候语,通话时间一般控制在三分钟之内。

  3.引见握手。为他人作介绍:先把职位低者、年轻人、男士、来访者介绍给职位高者、年长者、女士、主人。握手:职位高者、年长者、女士先伸手,目光注视对方的眼睛,握两三秒钟即可。

  4.互递名片。一般来说,来访者、男士、身份低者应先向被访者、女士、身份高者递名片。名片上的文字应正面朝向对方。接名片者应站立双手接过,表示谢意并认真拜读,不可立刻放进口袋。

  礼仪常识部分几乎每次考试都有,以四级考试为例:2004年6月的试卷涉及礼仪常识的有20分。2004年9月的试卷涉及礼仪常识的有14分。2007年5月的试卷涉及礼仪常识的有16分。

  (二)注意特写镜头

  观看录像时要注意其中的每一个特写镜头,它们都是要求作答的内容。2003年11月四级考试的第二段录像是关于请客就餐,其中有4个特写镜头:一是钟苗的办公桌很整洁;二是两位客人谈论就餐环境;三是钟苗用自己的筷子给客人夹菜;四是一边接电话一边记录。2007年11月四级考试的第一段录像有3个特写镜头:一是一份打好的通知;二是复印机预热;三是更换复印机供纸盒中的纸。2007年11月四级考试的第二段录像有2个特写镜头:一是钟苗的办公桌很整洁;二是使用刻录机的过程。2007年11月三级考试的第一段录像有3个特写镜头:一是秘书穿高跟鞋;二是记录领导指示;三是文件的封面是皮质的。2008年5月三级考试的第二段录像有4个特写镜头:一是阳光直射电脑屏幕;二是办公桌整洁;三是简报报头;三是使用跟踪卡。这些特写镜头,是提醒考生要特别注意的部分,考生要根据所学知识迅速作出判断。

  (三)注意人物对话

  录像中的人物对话,考生尤其要认真倾听,许多问题的答案就在其中。2005年5月四级考试的第二段录像中,钟苗说:“我说怎么这么凉呢,温度都到15度以下了,以后设到20度左右就可以了。”“会议文件的清退不那么着急。”这道题的有些答案就在这些对话中:空调应设置为26度,文件清退应当及时,钟苗所说都是错误的。有时其他人对秘书说的话也应特别注意,如这段录像中苏经理批评钟苗说:“你那份第三季度会议计划编得有问题。你把七、八、九三个月的会议计划各放在一个栏目中,是对的`;但是看不出第几周开会,也看不出让谁去开会。你叫领导怎么根据这个计划来安排时间?”一般来说,领导批评秘书的话就是需要指出的错误点,表扬秘书的话就是需要指出的正确点。

  二、情景分析

  分析近几年的试卷,案例分析题常涉及以下知识。

  (一)会议活动

  会议工作分会前筹备、会中服务和会议善后三个阶段。

  1.会前筹备。秘书人员必须至少提前10分钟到达会场。首先检查会议用品包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等是否齐全有效;其次安排好与会人员的座位,摆放席卡;再次准备好要发放的会议资料,如有文件须在会后清退还应附上一份清退目录。2005年5月四级考试的第二段录像中,钟秘书与初秘书一起在会前对会场进行检查并索要座位图是对的,但晚于规定的时间是不对的。

  2.会中服务。首先是做好会议记录。记录人员既要做好录音,又要做好笔记。做笔记是为了防备录音设备出现故障,做录音是为了弥补笔记的缺失。秘书还要了解与会人员的座位情况,便于记录时准确识别发言人。其次是确保会议期间的信息畅通,包括做好会议信息的收集、传递和反馈等工作。再次是做好会议的值班和保卫工作。2009年5月三级考试案例分析题的第一题,2007年11月四级考试的第二题,2008年11月四级考试的第二题,2009年5月四级考试的第二题都考到了这方面的内容。

  3.会议善后。首先是做好会议文件的清退、立卷、归档工作。要求落实到人并限时做好,该保密的还应做好保密工作。2005年5月四级考试的第二段录像中,钟秘书不仅没有及时做好会议文件的清退,而且在初秘书传达苏经理催促清退文件的指示时还说: “会议文件的清退不用那么急。”这是不对的。其次是做好会后总结工作。2009年5月三级考试的第一题就涉及会后总结工作。

  (二)办公效率和时间管理

  秘书要合理安排日常工作及领导临时交办的工作,学会有效利用时间,精密安排时间,有条不紊地做事。当诸多工作压身时,一是要妥善分配给下属(同事)去做;二是要分清主次、轻重、急缓,合理安排,以取得最佳效益。2005年5月四级考试的第二段录像中,钟秘书就没有处理好办公效率与时间管理的矛盾,以致延误了工作。录像中还反映领导要钟秘书编制“第三季度会议时间表”的问题。这实际上也属于提高办公效率、加强时间管理的范畴。

  (三)办公设备使用

  秘书人员如何正确使用电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、照相机等办公设备,这部分内容在以往考试中所占的分值较高,以后仍将是重点。

  电脑中储存有公司的重要文件,秘书要有这方面的保密意识;在使用办公设备时不可以带电拔插设备;使用电脑时,应该先开外部设备,然后开主机;等等。2007年11月四级考试的第一段录像中,钟苗的做法是错误的:电脑显示屏斜摆在办公桌上,正对着门,来人一进门就能看见屏幕,说明钟苗缺少保密意识。

  打印文件应先使用“打印预览”功能查看打印效果,然后打印。使用复印机,正确的操作步骤是:一开机预热;二检查原稿,即查看原稿的尺寸、数量等;三放置原稿;四选择复印纸尺寸;五设置缩小或放大;六调节复印浓度;七设定复印份数;八开始复印。用数码相机拍照应靠近被拍摄物体,但距离太近又会使图像变形,另外数码相机不适合拍摄自然风光。用传真机传递文件,应先打电话通知对方,在确认对方身份后方可发出传真。这些内容在以往的考题中都曾出现过。

  (四)办公环境的维护和管理

  办公环境包括工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装饰、办公设备、饮水设备,以及工作中的人际关系、氛围等。安全、健康、舒适的办公环境,基本要求是:建筑坚固,门窗开关灵活,光线充足,有冷暖空调,座位空间适当,无噪音,有消防设施和报警装置,有饮水机、急救包,有组织标志和绿色植物等。

  (五)横向沟通与纵向沟通

  关于横向沟通的策略:建议使用有针对性的沟通方式,召开有员工参加的部门会议;建议树立内部客户的观念,像对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果;建议各方耐心倾听而不是自顾自地叙述;建议各方换位思考。2008年11月三级考试的第二段录像中,秘书建议各方换位思考,以化解同事之间的矛盾是对的。

  纵向沟通包括下行沟通、上行沟通,其中上行沟通尤为重要。上行沟通的策略包括:建立信任;适时采用走动管理,如一起喝茶、进餐、参加晚会、郊游、进行文体活动等;维护领导层内部的一致性,请示、汇报工作严格按照职责分工进行。


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