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大型会议接待流程是怎样的

2017-11-28 公务接待

  公司准备举办大型会议,而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清楚呢?下面是小编为你整理的大型会议接待流程,希望对你有帮助。

大型会议接待

  大型会议接待流程

  一、 会议报道之前的工作

  1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

  2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

  ▲会议场地要求:9个多媒体教室;容纳2-300人左右

  3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

  4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。

  5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

  6、通知酒店,会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

  二、 会议报到前准备工作

  1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如:会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

  2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

  3、相关会议使用设备的准备情况。如:会场布置情况、多媒体投影仪。

  三、 会议期间的工作

  1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

  收费过程中必须严格按程序操作,及:

  (1)确定学员情况

  (2)根据情况计算应交费用

  (3)填写收费据不撕!

  (4)收款

  (5)将收据撕下交于学员

  (6)填写报到表。

  2、在出现收费后,收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改,更改后的内容必须有客人签字和日期。

  四、会议期间需要注意注意问题

  1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

  2、会务组所用的书面文件需保存完好。

  3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

  4、各人会务款必须保管好,做到每天进行清点,保险安全的寄存。

  大型会议预定筹备的流程

  一、会议预订

  1. 如果公司没有单独的大型会议室,我们就需要先从各酒店预订会场,最好是离公司最近,也方便吃住的商圈开始寻找会场,并做好预订。

  2. 会议预订确定内容事项

  1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。

  2)会场布置形式:课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。

  3)会议用品基础配置:大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台,会场指示牌。(如无特殊说明,不得使用KTV系统)

  4)会议收费项目:茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水),横幅制作。

  3. 完成会议预定流程后,一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员,抄送给公司上级。

  二、会场布置

  1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作,会议筹备组协助酒店布置。

  2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责,会务组可以根据需求选择茶水的品种。

  3. 会议摆放标准:会议桌椅横竖一条线,便签横竖一条线,铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。

  4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘,方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央,最好是重要领导的前方。

  三、会议开始前检查

  1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责

  2. 会前检查要求:桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍,台面干净、整洁。

  3. 会议设备检查要求:提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

  4. 复审会议通知单上的内容,会务组及时与酒店方跟进。

  四、会议清场

  1. 会场清理一般由承办酒店负责,但作为会务组要清点下自己带的物品和工具,整理好,以免落下。

  2. 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好,如使用酒店电脑,切记不要把重要资料留在电脑里,以免泄漏。

  五、账务结算

  1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。

  2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。

  3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上级汇报。

  大型会议接待工作注意事项

  (一)仪容仪表仪态注意事项

  1.仪表:工作时必须着工装上班,配戴统一配置(丝巾、工牌)。

  2.仪容:保持面部干净,化淡妆。工作中耳部和手部不可配戴饰品(手表除外)。

  3.仪态:微笑式服务,笑容自然亲切。言谈举止得体大方。

  (二)工作时间注意事项

  1.在会议之前要保持办公室门敞开,以示我们工作人员已经到岗。

  2.不论有无会议,每天先备两壶热水,为临时通知会议急用。无会议通知就在办公室坐班。

  3.从当天开展工作的第一刻起,对于每一件事都要做好工作笔记,以便查询。

  4.前一天在下班之后清洁领导办公室卫生时,如有取回已批阅的文件,要在次日规定时间之前交于总经理办公室主管文件的工作人员,并做好记录,其中包括批阅文件的标题、哪位领导已批阅、文件字号等,以防文件丢失我们有据可查,便于查询。

  5.到收发室取回各领导当天的报纸,并按照《局领导当年报刊订阅表》开始逐一分类和分配。尽量在上午规定时间送入各领导办公室。

  6.中午11:40到二层小餐厅接待领导用餐,必须提前做到五件事:1〉打开小餐厅门;2〉检查小餐厅卫生;3〉核对消毒柜领导用餐碗具姓名与编号相符;4〉熟知当天午餐饭菜花样;5〉将饭菜花样告知用餐领导,征询并按个人要求确保无误送到。

  7.下午上班,有会议接待会议,无会议就在办公室等待处理总经办或其他领导以及各部门(各公司)随时交办的其它工作任务。

  8.及时了解哪位领导不在办公室,可在下午规定时间之后有计划安排清理各层领导办公室卫生。

  9.清洁完各领导办公室卫生,在离开办公室之前,记得查看当天的工作记录,次日有无重要事情以及会议安排,力争做到第二天的工作顺利开展。

  (三)领导办公室卫生清洁

  1.礼仪式敲门:握紧拳头用中指轻轻敲动,每次连续三下(1、2、3),连续三次,每次中间间隔两秒,等无人应答时,再用钥匙开门,开门后先称要进入房间的称谓,xx总:您好!如无反应,才方可进入。

  2.1〉进入主要领导办公室清洁工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗手间(整体浴室、整体面池、马桶、地面)。2〉进入其余局领导及四公司领导办公室工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗脸盆。

  3.检查事项:1〉有无要带回的批阅件;2〉抽纸是否还需配备;3〉瓶装纯净水是否需要再备;4〉饮水机是否还要续水。注明:每次另需检查主要领导洗手间配置生活用品(卫生纸、香皂、毛巾)等。

  4.收拾完毕,出办公室切记锁好房门。

  (四)接待会议

  1.会前筹备:1〉确定会议地点;2〉确定会议名称和参会人数;3〉清洁会议室卫生并将桌椅摆放整齐;4〉和总经办做好沟通,确保会议要求和服务标准;5〉根据季节性掌握续水标准要求。6〉提前半小时将会议室门、灯打开,并备好茶叶、水和抽纸。

  2.会中服务:〈1〉续水:1〉等会议开始,领导就坐,从本次参会的最高领导(或主宾)处依次加水;2〉夏季第一次续水10--15分钟,依次是15--20分钟,第三次以后每25--30分钟续水。冬季第一次续水15--20分钟,第二次续水20--25分钟,第三次以后每25--30分钟续水。〈2〉解决随机问题:1〉指引不了解会场周围环境的入会人员上洗手间;2〉传递文件〈3〉休会期间:大型会议在休会期间为领导更换茶杯。〈4〉接待会议途中,要确保业务联系畅通,在办公室无人情况下,桌面必须有留言条,告知来人去向,并留下本人移动电话号码。移动电话随时随地带于身上,设置为振动模式,以便及时联系。

  3.会后服务:〈1〉会议结束提醒参会人员带好自己物品;〈2〉待人员走完,检查有无遗忘物品;〈3〉清洁会场卫生。

  (五)随机性事务处理

  1〉领悟清楚各位领导交办事宜;2〉做好相关记录;3〉以及时、高效、优质的服务方式处理并完成。


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