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公司贵宾接待流程是什么

2017-11-28 公务接待

  公司贵宾来访,是一件比较重要的事情,接待工作流程需要注意什么?下面是小编为你整理的公司贵宾接待流程,希望对你有帮助。

接待

  公司贵宾接待流程

  一、接待办法及标准

  1、来宾分类

  按照接待对象、目的及场合,将接待来宾分为以下三类

  A类:特别重要或者重大的接待。指的是国家、省市及各级政府部门的重要领导,来宾单位的主要领导,由武汉总公司主要领导、各中心分管领导及有关部门负责人陪同接待。

  B类:比较重要或者重大的接待。指的是与各中心有业务关系的客户、潜在的投资人,以及各级政府部门的相关人员,由各中心分管领导及有关部门负责人陪同接待。

  C类:一般性接待。指一般性设备、原材料厂家的来访、参观,由相关部门负责人或者指定人员接待。

  D类:总公司各中心与生产中心的联络。指各中心业务员及相关人员到厂进行学习和培训,由相关部门负责人进行食宿安排。 2、就餐标准(不含烟、酒水、礼品)

  日常用餐和陪餐要按照确有必要的原则,并严格执行财务管理的有关制度和规定。用餐标准分为以下三类:

  A类:最高130-150元/人均; B类:最高100-130元/人均; C类:按照公司员工餐标准; D类:按照公司员工餐标准;

  3、来宾的住宿费原则上自理,部分和情况特殊者,由办公室请示生产中心领导同意后,予以处理,否则谁安排谁支付。

  二、接待程序

  1、计划与准备

  (1)在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准报领导审批。

  (2)行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门,通知参加接待活动的领导、陪同人员、落实会客时间及场所。

  (3)行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好接待用餐的酒店,按照以上规定及标准酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾休息的酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等(接待标准,吃住行也可以由接待部门直接处理)。

  (4)如有需要相关接待部门可根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。

  (5)因特殊会议需要,行政部负责准备安排会议室花卉、水果、烟茶、投影设备、领导桌牌、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排相关人员摄影摄像等。

  (6)根据接待要求,行政部安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排,统一调度。

  (7)行政部根据情况提前购买车票及机票。

  2、具体实施标准:

  * A类来宾接待标准

  陪同人员:董事长、总经理、总监、副总经理、各中心经理

  (1)迎接:董事长、总经理、总监、副总经理、各中心经理在高速路口、机场、车站迎接

  (2)参观:董事长、总经理、副总经理、各中心经理陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目相关信息。

  (3)座谈:公司人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导桌牌、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好投影设备、摄影摄像设备。

  (4)用餐标准:行政部根据情况预定酒店。

  (5)休息宾馆标准:行政部根据情况预定酒店。

  (6)行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观路线。

  (7)行政部根据上级情况购买礼节性礼品。

  * B类来宾接待标准

  陪同人员:副总经理、相关部门经理

  (1)迎接:由相关部门经理到公司驻地门口迎接,引导来宾。

  (2)参观:副总经理、相关部门经理陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目相关信息。

  (3)座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

  (4)用餐标准:行政部根据情况预定酒店。

  (5)休息宾馆标准:行政部根据情况预定酒店。

  (6)行政部可根据上级情况购买礼节性礼品。

  * C类来宾接待标准

  陪同人员:相关对口的部门经理及人员

  (1)参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目相关信息

  (2)座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室

  (3)用餐标准:公司员工餐

  (4)休息标准:员工宿舍 * D类来宾接待标准 陪同人员:相关部门负责人

  (1)迎接:由相关部门安排车至汉川汽车站迎接

  (2)参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍产品相关信息

  (3)座谈:相关对口的部门经理办公室

  (4)用餐标准:公司员工餐

  (5)休息标准:员工宿舍

  3、接待礼仪

  (1)仪表:面容清洁,衣着得体

  (2)举止:稳重端庄,从容大方

  (3)言语:语气温和、礼貌文雅

  (4)态度:诚恳热情,不卑不亢

  (5)迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候于公司门口,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序

  (6)接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。

  (7)过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”

  (8)上楼梯时:要告诉客人上几楼,让客人先上、先下

  (9)座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事

  (10)送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。 4、注意事项

  接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。

  公司贵宾接待礼仪

  1、接待人员要根据来宾的级别不一样而有所改变,如果对方是地位、身份很高的人,那么就应该由本公司最高领导来接待,这是尊重,也是一种规格;

  2、引领过程中和贵宾的位置要遵守以下规则:前方高于后方,除非对方不认路;右侧高于左侧;中间高于两边。

  3、上下楼梯的顺序和在平路上基本一致,但一定要靠右侧

  4、进出电梯:如果是滚动式电梯和楼梯顺序一致,如果是升降式电梯,则有无人驾驶和有人驾驶之分。无人驾驶的,应该主人先进后出,期间需要按开(关)门钮;有人驾驶的让客人先进先出。

  5、会谈时座次有自由式、主席式、并列式和相对式,可根据室内布置、场合、对象而选择合适的模式。

  6、服饰、表情、动作、语言应该就不用多说了吧。

  贵宾接待方法

  1、如何迎接客人?

  一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。

  二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。

  三是适时献上鲜花。迎接普通来宾,一般不需要献花。迎接十分重要的来宾,可以献花。所献之花要用鲜花,并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间,通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾,也可向所有来宾分别献花。

  四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接,可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清;对首次前来,又不认识的客人,应主动打听,并自我介绍;而对比较熟悉的客人,则不必介绍,仅向前握手,互致问候即可。

  五是留下一定时间。客人抵达住处后,不要马上安排活动,要给对方留下一定的时间,然后再安排活动。

  2、如何称呼、介绍和握手?

  关于称呼。国际上,对男子通常称先生,对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人,对未婚女子称小姐;而对不了解婚姻状况的女子可称小姐,年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士,还可直接称其职务、阁下。

  迎接一批客人,如何介绍呢?是先介绍客人,还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者,先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时,怎么介绍呢?是先介绍男士,还是先介绍女士?是先介绍年幼者,还是先介绍年长者?是先介绍身份低者,还是先介绍身份高者?是先介绍未婚女士,还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊,我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。伴随介绍客人,就是如何握手的问题?伸手次序:由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手,非公务场合,年长者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏,等等。


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