实用的电脑办公技巧

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实用的电脑办公技巧

　　电脑办公的时候有哪些技巧能够帮助提高办公效率呢？下面是小编精心整理的实用的电脑办公技巧，希望对大家有所帮助。

实用的电脑办公技巧

　　实用的电脑办公技巧

　　一、红头文件的制作及标准

　　1、进行页面设置

　　选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”：“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符：“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

　　2、插入页号

　　选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

　　3、发文机关标识制作

　　选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

　　选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“50px”;宽度设置成“387.5px”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“62.5px”——平行文标准，“200px”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

　　选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

　　4、红线制作

　　首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”：“虚实”设置为“实线”：“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“387.5px”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“175px”——平行文标准，“337.5px”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

　　5、文号制作

　　平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

　　上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

　　6、主题词制作

　　选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板(*.dot)”：“文件名”：给模板命名：“保存位置”：模板所在路径(一般不做，默认即可)。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

　　2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

　　标题——二号小标宋字体，居中显示;主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;

　　正文——三号仿宋字体;

　　成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

　　文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

　　三、用Word制作电子公章

　　1、图章轮廓

　　选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

　　2、编辑文字

　　在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。

　　3、插入五角星

　　在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊!

　　但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。

　　实用的电脑办公技巧

　　技巧一：尽量减少开机项目

　　现在很多软件都要求是开机就运行的，他们都会有个提示，问你是否开机就运行加载，意思就是只要你一打开电脑，这些软件也就跟着加载，这样虽然避免了查找的麻烦，可是却大大减缓了系统的运行速度，同时让开机时间更长，所以这方面的优化是必不可少的，开机运行的软件能不要就不要。

　　技巧二：尽量不打开不明网页，不接收不明文件

　　病毒木马一直猖獗，防毒也是老生常谈了，要想远离这些，其实只要做到以下几点就可以了。不要打开不明网页，不要接收不明文件，这年头，病毒基本上是通过网页和系统文件传送而扩散的，而且如果把电脑上的补丁都打好，也不会担心会利用电脑的漏洞下载木马了，所以只要做好这些，那中病毒的可能*就大大降低了。

　　技巧三：定期优化电脑成习惯

　　电脑之所以运行速度慢，打开软件缓慢无比，是因为电脑内部虚拟内存空间太小，之所以小，是因为运行的无关文件及程序碎片太多。所以不论是系统垃圾还是注册表垃圾都需要定期清理，电脑无关程序运行越小，就越不容易对当前程序运行产生干扰阻碍。电脑的优化工作并不是当电脑出现问题的时候再去解决，而且平时养成的良好的习惯，也可以延长电脑的使用寿命。

　　技巧四：善用电脑智能设置

　　关电脑大家都会，不就是在电脑左下角中的“开始“菜单中选择“关闭计算机”，然后再等几十秒就关掉了吗。哪智能关闭你会吗？如果要晚上12点关机，只需要单击选择“开始”→“运行”命令，在“运行”对话框的“打开”栏中输入“下面的命令”，然后单击“确定”。这个命令就是“at24:00/every:m,t,w,th,f,s,sushutdown-s-f-t0”，这样一来，到了12点，电脑就可以自己关机，根本不用自己动手。

　　技巧五：电脑硬件的保养

　　要想电脑使用寿命长，除了这些软件方面的工夫外，硬件工夫也要做做，比如每隔一两个月就用毛刷刷一下散热风扇，这样也可以清除灰尘，最大限度的降低电脑机箱温度，大大提高系统运行速度。相对来说，机箱运行温度越高，则系统运行速度越慢，所以别忘了给电脑降温除尘。再就是不时用浓度75%酒精擦洗一下电脑屏幕，这样电脑又可以美观了。

　　esc键五个的妙用小技巧

　　对于一般用户而言，位于键盘左上方的esc键并不常用，但你知道吗？其实借助esc键还能实现不少快捷*作哦！

　　1.上网时，如果点错了某个网址，直接按esc键即可停止打开当前网页。

　　2.上网时总免不了要填写一些用户名什么的，如果填错了，按esc键即可清除所有的框内内容；而打字时，如果打错了也可以按esc键来清除错误的选字框。

　　3.除了“ctrl+alt+del”组合键可以调出windows任务管理器外，按下“ctrl+shift+esc”组合键一样能启动任务管理器。

　　4.当某个程序不处于活动状态而我们又想将其恢复为活动状态时，按“alt+esc”键即可激活该应用程序，而不必用鼠标点击程序标题栏。

　　5.对于存在“取消”选项的*出窗口而言，如果你要选择取消的话，直接按esc键即可实现“取消”*作。

　　让电脑只能登录指定qq号码的技巧

　　1、首先登录允许登录的qq号码，(如果已经在电脑上登录过了，这步可以省略)主要目的就是把自己的qq号码记录下来，这样在qq的安装文件夹里就会出来你自己的qq号码文件夹。

　　2、进入到你安装qq的目录中，把其它人的qq号码文件夹进行删除，只留下你需要登录的qq号码文件夹即可。

　　3、进入到你安装qq的目录中，找到“wizardctrl.dll”(动态链接库文件)，将该文件删除或者移动到其他的目录中。这里我建议大家改名就可以了，把wizardctrl最后一个字母改为1，哈哈，这样不容易被人发现。如果删除，以后想恢复就有点麻烦。当完成以上三步的时候，你的电脑就只认你的qq号了，其它人的qq号进行登录的时候，一律无反应。

　　删除共享文件夹的小技巧

　　打开windows的网上邻居电脑口，可以看到里电脑保存我们曾经访问过的共享文件夹列表。但是让人不解的是别的电脑上已经删除了共享文件夹，但是在网上邻居窗口里仍然可以看到。怎样才能把这些无效的垃圾共享文件夹删除呢？

　　其实我们访问过的共享文件夹电脑记录都保存在注册表之中，只要我们对注册表稍作修改即可解决这个问题。打开“运行”窗口，输入“regedit”后回车，在注册表编辑器左侧依次选择“hkey_local_machinesoftwaremicrosoftwindowscurrentversionworklanman”，在右侧我们即可看到所有访问过的共享文件夹列表，右击要删除的共享文件夹，在*出的菜单中选择“删除”命令即可。

　　如果觉是在注册表中*作比较电脑烦，那么我们还有一个“以毒攻毒”的办法。就是在本地先创建一个与欲删除的共享文件夹一样名称的文件夹，然后将该文件夹进行共享，这样系统就会提示共享冲突窗口，单击“是”按钮即可删除网上邻居中的共享文件夹了。

　　其实共享是我们网络应用中最普遍的一种了，xp下共享应用中出现比较多的一些错误，其实导致这些错误的大多是因为设置上不合理所造成的，只要找到源头自然可以轻松解决。

　　按键f1到f12的使用技巧

　　键盘上的f1到f12这些快捷键大家平时都不怎么用到吧,最多经常用到f4(配合alt关ie窗口)和f5(相当于右键的刷新),如果大家了解到这些键的用处,也许可以让大家更方便的使用电脑呢.

　　f1:如果你处在一个选定的程序中而需要帮助，那么请按下f1。如果现在不是处在任何程序中，而是处在资源管理器或桌面，那么按下f1就会出现windows的帮助程序。如果你正在对某个程序进行*作，而想得到windows帮助，则需要按下win＋f1。按下shift+f1，会出现"whatsthis?"的帮助信息。

　　f2：如果在资源管理器中选定了一个文件或文件夹，按下f2则会对这个选定的文件或文件夹重命名。

　　f3：在资源管理器或桌面上按下f3，则会出现“搜索文件”的窗口，因此如果想对某个文件夹中的文件进行搜索，那么直接按下f3键就能快速打开搜索窗口，并且搜索范围已经默认设置为该文件夹。同样，在windowsmediaplayer中按下它，会出现“通过搜索计算机添加到媒体库”的窗口。

　　f4：这个键用来打开ie中的地址栏列表，要关闭ie窗口，可以用alt＋f4组合键。

　　f5：用来刷新ie或资源管理器中当前所在窗口的内容。

　　f6：可以快速在资源管理器及ie中定位到地址栏。

　　f7：在windows中没有任何作用。不过在dos窗口中，它是有作用的，试试看吧！

　　f8：在启动电脑时，可以用它来显示启动菜单。有些电脑还可以在电脑启动最初按下这个键来快速调出启动设置菜单，从中可以快速选择是软盘启动，还是光盘启动，或者直接用硬盘启动，不必费事进入bios进行启动顺序的修改。另外，还可以在安装windows时接受微软的安装协议。

　　f9：在windows中同样没有任何作用。但在windowsmediaplayer中可以用来快速降低音量。

　　f10：用来激活windows或程序中的菜单，按下shift＋f10会出现右键快捷菜单。和键盘中application键的作用是相同的。而在windowsmediaplayer中，它的功能是提高音量。

　　f11：可以使当前的资源管理器或ie变为全屏显示。

　　f12：在windows中同样没有任何作用。但在word中，按下它会快速*出另存为文件的窗口

　　九种加快系统运行的小技巧

　　一、减少不必要的随机启动程序

　　这是一个老生常谈的问题，但很多朋友并不知道什么程序是可以禁止的，什么是不能禁止的，所以很多人并没有进行这一步的工作。有了优化大师这一工作就简单得多了，在界面的"开机速度优化"中优化大师会提示您什么可以禁止，什么不能禁止！

　　这样做的好处除了能加快启动速度外，还能提高系统在运行中的稳定！

　　二、合理设置"图标缓存"

　　通常系统默认的图标缓存都是比较大的，这明显有浪费的感觉，所以我们要将其值做适当的调整，我们可用"windows优化大师"查看一下当前系统已经使用了多少图标缓存，然后我们将其值设为实际大小的2倍左右即可。注：部分电脑可能无法使用优化大师进行修改，这时您可使用"超级兔子魔法设置"进行修改！

　　另外，桌面背景也不要弄得太复杂（建议设为"无"），有的朋友还做成了动画桌面，这种做法没有任何现实意义，除了会给系统带来不稳定因素外，没有任何好的作用——毕竟我们只有很少时间是面对桌面的！

　　三、合理摆放"快捷方式"

　　绝大多数情况下，我们运行软件都是通常该软件的"快捷方式"来做到的，硬盘越来越大，安装的软件也越来越多，有很多朋友喜欢把快捷方式都放到桌面上，这样不但使您眼花缭乱，而且系统*能也会下降，而且会造成系统资源占用过大而使系统变得不稳定，所以我们最好把桌面上的快捷方式控制在10个左右，其它的快捷方式可全放到开始菜单和快捷启动栏中，而且把所有软件的"卸载"快捷方式删除以提高系统*能。另外，尽量不要存在重复的快捷方式。

　　四、合理设置"磁盘缓存"

　　系统默认值通常都非常保守，所以我们要进行一定的修改，我们也可在"windows优化大师"中对其进行修改，只是我们要手工进行数字的输入，磁盘缓存最小值可设为2048（kb），最大值设为物理内存的25％，缓冲区读写单元为512。

　　注：这一做法会对多媒体软件的稳定运行带来很大的好处，尤其是最小值的设置不要太低！

　　五、尽量精简右键菜单

　　很多程序在安装后都会在右键菜单中留下身影，其中有很多都是我们用不到的，但其却给我们的系统带来了负担。为此，我们可在"超级兔子魔法设置"等软件中对右键菜单进行精简，通常只保留常用的就行了！另外，您最好是将无用项删除而不是只单纯去掉其前面的小勾！这样做可有效减少因"新建"菜单而引起的失去响应的现象出现！

　　六、合适的显示器刷新率和分辨率

　　有些朋友总是抱怨自己的显卡太差劲，有的显卡的确是差劲了些，但很多情况下都是因为显示器刷新率设置得过高所致的"假象"。通常15、17英寸的彩显将刷新率设置成75hz以上就行了（如果带宽足够当然也可以更高），没有必要强行上得太高。分辨率也是同一个道理，通常设成800×600或1024×768就行了，只要够用就好，完全没有必要玩什么"终极"和"骨灰"。这样做比对显卡进行超频带来的提速效果要大多了！

　　七、合理使用硬盘

　　何为合理使用硬盘呢？首先我们要了解硬盘盘片的物理结构。分区并格式化后的硬盘却是以扇区为基本单位的，一个分区是由若干个扇区构成的。那什么是扇区呢？我们都知道磁盘在工作时是转动的，它所存储的信息是按一系列同心圆记录在其表面上的，每一个同心圆称为一个磁道。一个扇区的大小为512字节，一个整圆环为一个磁道，一个磁道上有若干个扇区，所以我们不难看出，越靠外的磁道上的单个扇区其体积越大，换句话就是其密度越小，由于硬盘是机械传动，所以磁头对其的寻找、读、写速度也就越快，分区的分布也是从外圈向内圈的，所以c盘相对于d盘等要靠外，这就是为什么我们感觉c盘比d、e等分区要快的原因。

　　明白了上面的知识，我们就能合理使用硬盘了！以一块容量为60gb的新硬盘为例进行说明：把c盘分为3至5gb（视*作系统而定），把d盘调成1gb，把e盘设为10gb，省下的就看着设吧（可对半分为f和g盘）——对系统速度没有什么影响。

　　分好区后如何使用是最为关键的：

　　1、把*作系统装在c盘上并把mwie、foxmail、icq、qq、flashget、超级兔子、播放器软件以及一些看图软件等常用小型软件也安装在c盘上。如果您使用诸如office之类的微软大型软件的话，也要将其安装到c盘上。当然，由于我们并不会用到其中的全部功能，所以要定制安装那些有用的部分以节省c盘空间！然后把虚拟内存设置到d盘上（只是暂时的^_^）后再使用系统自带的磁盘碎片整理程序把c盘整理一下。

　　2、使用"微晓注册表优化大师"之类的系统修改软件把"我的文档"、"上网缓冲"、"上网历史"、"收藏夹"等经常要进行写、删*作的文件夹设置到d盘上来尽量避免其它分区产生磁盘碎片而降低硬盘*能！

　　3、把各种应用软件安装到e盘，至于游戏可装在f盘，g盘用来存放影音文件。

　　4、对c盘再进行一次碎片整理，然后进行完下面的第二大步后再把虚拟内存设置到c盘上！

　　八、虚拟内存的设置

　　将虚拟内存设置成固定值已经是个普遍"真理"了，而且这样做是十分正确的，但绝大多数人都是将其设置到c盘以外的非系统所在分区上，而且其值多为物理内存的2～3倍。多数人都认为这个值越大系统的*能越好、运行速度越快！但事实并非如此，因为系统比较依赖于虚拟内存——如果虚拟内存较大，系统会在物理内存还有很多空闲空间时就开始使用虚拟内存了，那些已经用不到的东东却还滞留在物理内存中，这就必然导致内存*能的下降！

　　于是笔者从32mb内存开始试起至512mb内存为止，发现上面的说到的事实是非常正确的，虚拟内存应设置为物理内存0至1.5倍（0倍是多少啊？就是禁用！^_^）为好，而且物理内存越大这个倍数就应越小而不是越大。当物理内存等于或大于512mb时，绝大多数pc就可以禁用虚拟内存不用了，这时内存*能是最高的！^_^

　　至于您的虚拟内存具体要设置成多大，您就要自己试一试了，因为这和常驻内存软件的多少和大小以及您平时运行的软件是有直接关系的，所以笔者无法给出建议值。您可先将其设为物理内存等同后，再运行几个大型软件，如果没有异常情况出现的话，您就再将其设置成物理内存的一半后再运行那几个大型软件，如果出现了异常，您就要适当加大虚拟内存的值了！以此类推，当您找到最佳值后只要把这个值设置到c盘上就ok了！

　　注：如果您使用的是windowsme及以下的*作系统的话，可下载"magnaram97"来优化物理内存和虚拟内存，这样的效果更好！另外，笔者建议您不要再使用那些所谓的优化和整理内存的软件了！

　　九、慎用"安全类"软件

　　这里所说的安全类软件就是指实时*的防毒软件和防火墙。该类软件对系统资源和cpu资源的占用是非常大的（有的高达30%以上），如果您不经常上杂七杂八网站的话，这类软件完全没有必要使用！这比对cpu进行超频可实际、方便得多了！

　　试试看吧,经过上面的设置你的电脑运行的速度是不是加快了.

　　第2篇：办公室电脑常用技巧

　　现在用电脑的越来越多，尤其是办公室人员来说使用电脑更多，办公室人员会整理资料、录入信息，以及处理一些文字等等都需要电脑，使用电脑也是有技巧的，以下仅供参考！

　　输入法的常用技巧

　　办公室然人员少不了的就是需要打字，打字少不了的就是选择输入法，输入法有很多，有英文，中文，我们使用中文还会有很多五笔、搜狗等等，我们可以设置成搜狗，使用搜狗会更加方便一些。

　　对于U的用法，我们很多时候只知道偏胖但是不知道拼音，这时候我们就可能会比较烦恼了，不应该怎么办。我们可以先输入U之后输入之后再输入偏旁和字，之后我们就会发现我们不认识的字在下面了，而且还有拼音。

　　对于V的用法，我们可以使用V快速的输入日期以及数字的大写。

　　繁体字以及简体字的切换，我么可以使用Ctrl+shift+F。

　　中英文标点切换：Ctrl+。

　　Tab的应用。例子：li+Tab+mz=李

　　特殊符号Ctrl+Shift+Z的应用

　　excel的使用技巧

　　分数的输入，我们如果直接输入1/5，我们会发现回车后自动变成了1月5日。我们需要注意的就是先输入0，之后在输入空格，再输入1/5。

　　有时候序列是001，但是我们在excel中输入001会发现变成了，我们在输入的时候需要先输入细问单引号，之后再输入001就好了。

　　日期的输入，我们在excel中想输入日期，如果是1月2日，我们直接输入4/5回车就可以了。但是如果想输入当前的日期，我们只需要按一些ctrl+就可以了。

　　如果想在表格的单元格中填充同一数据，是不是您可能会都粘贴复制呢。教您一技巧，我们先选中一个单元格，之后按住ctrl键，然后用我们的鼠标再去单机其他的单元格，这样这些单元格就都选中了，在编辑区中输入我们需要输入的数据，然后按住ctrl键敲回车，这样所有选用的单元格就填上同一数据了。

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