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商务英语之商务函的写作指南

时间:2020-09-06 16:55:36 报考指南 我要投稿

2016年商务英语之商务函的写作指南

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2016年商务英语之商务函的写作指南

  信函和传真的格式

  收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。

  标准的商业书信由以下三个部分组成:

  ·信头

  ·信文

  ·信尾

  信 头

  在信和传真中,信头所占页面一般不超过三分之一。

  发信人地址

  一般来说,商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺,抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样,信笺上印有抬头,并采用固定的信头格式。

  传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

  发信日期

  日期的书写有以下两种模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

  日期不能缩写,序数词不能使用缩写形式,月份也不能缩写。

  收信人地址

  收信人地址包括收信的全名和职衔,以及公司的全称和地址。礼貌性的.称呼要使用得当。

  传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

  指定收信人姓名

  在商业书信和传真中,指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名,因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。

  如果要使用指定收信人姓名这一栏,就要从页面左边空白处写起,在收信人地址下面空两行。

  称 呼

  商业信件和传真常用以下方式开头:

  ·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

  ·Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人,如Sales Manager,

  Chief Accountant等,而且写信人知道对方的性别);

  ·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);

  ·Dear Sirs (表示写给一家公司,没有明确的收信人)。

  称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。

  事 由

  写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

  信 文

  全齐头式(full-blocked)书信,每个段落都从左边空白处开始写起,右边空白处必须尽量对齐,不能把单词断开。

  在齐头式书信或传真中,信文也是从左边空白处开始写起,在事由下面空一行。

  信 尾

  传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名),而书信的信尾内容则相对较长。

  结尾敬辞

  一般来说,书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

  信末签名

  写信人既可代表本人签名,也可代表公司签名。如:

  Yours faithfully

  For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

  缩写 (Abbreviation):

  缩写在商务英语写作中有它独特的意义。

  (1)商务英语中常用的几种缩写形式:

  ① 置于人名前后,表示身份、职衔、学位等

  ② 表示商业企业名称

  ③ 表示时间

  ④ 表示组织名称,一般由首字母组成

  ⑤合成方位词

  ⑥常用的拉丁词

  (2)商务英语中不应使用缩写的地方:

  ① 某些头衔

  ② 星期、月、季节

  ③ 街道地址

  ④ 国名、城市名

  商务用词的大写

  大写字母(Capital Letters)又称“Block letters”,“Upper case/print”,一般用于句首,此外大写首字母还出现在以下几种情况中:

  (1) 专有名词(proper nouns)。

  (2) 在标题(title) 中也要大写单词首字母。

  (3) 用于礼貌性称呼语(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)学衔(Dr.)和军衔(General)的首字母。

  (4) 职务,职称,头衔以及组织的名称也要大写首字母。

  (5) 在商务书信中,重要的字词常常被大写以引起读信人的注意。

  (6) 商务英语写作中的副标题与小标题也需大写。

  (7) 用于缩写词,如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。

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