内审员的素质和审核技巧

2018-02-18 内审员

  三大体系:ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理体系都要求了内部审核活动。下面是yjbys小编为大家带来的内审员的素质和审核技巧的知识,欢迎阅读。

  内审员的职责:

  遵守相应的审核要求;

  有效地策划和履行被赋予的职责;

  将观察结果形成文件;

  报告审核结果;

  验证纠正措施的有效性;

  配合并支持审核组长的工作。

  审核组长的职责:

  全权负责审核所有阶段的工作;

  对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定;

  协助选择审核组的其他成员;

  制订审核计划;

  代表审核组同受审方的管理者接触;

  提交审核报告。

  合格的内审员应具备的个人素质:

  思想开阔、成熟;

  具有很强的判断和分析能力;

  有较良好的背景和经历,坚韧、善于沟通;

  能客观地观察情况;

  全面地理解复杂的形势及各部门在整个组织中的作用。

  合格内审员应具备的能力:

  具体工作能力

  从事审核准备工作的能力;

  从事现场审核的能力;

  从事跟踪与监督的能力。

  基本能力

  交流的能力;

  合作的能力;

  分析判断的能力;

  独立工作的能力;

  应变的能力;

  善于学习的能力。

  合格内审员应掌握的知识:

  法律、法规、规章等方面的知识;

  标准和指南;

  审核工作的一些国际惯例和习惯做法;

  专业知识。

  合格内审员应具备的道德和修养:

  正直诚实

  不弄虚作假;

  不使用不当的手段去获取客观证据;

  不屈服于压力而改变调查的结论;

  不泄露受审核方的各种内情或机密。

  客观、正直

  以客观事实为基础,严格按照有关法规、标准、质量文件作判断;

  切忌先入为主,主观臆测;

  既不能证据不足就开不合格报告,也不能非找出一个不合格才罢休。

  尊重对方,尊重别人

  尊重受审方的制度和习惯,不要随便破坏。

  冷静的态度和坚毅的精神

  1.审核中要保持镇静,不要因激动而丧失客观性。例:

  审核员:为什么你的计时器没有校准?

  被审核方:都这样做的吗?你会不会校准你的手表?

  审核员:不要离题。我现在谈的是你的.计时器。

  被审核方:我认为不需要去校准。

  审核员:这由不得你决定,是ISO 9001的要求。

  被审核方:实际一点吧,校准费用比买一个新的还要贵。

  审核员:那是你的事了。

  2.审核中要有毅力,有信心。例:

  审核员:校准规程中要求在校准后的千分尺上都要贴上校准标签,为什么这一把千分尺没贴上校准标签,而是被贴在盒子上?

  被审核方:千分尺有不同的尺寸,所以不能在所有的千分尺上都贴上标签。

  审核员:同意,但是这是相同牌子、型号和尺寸的千分尺, 这是为什么呢?

  被审核方:那可能是一个问题,让我和我们质量工程师讨论解决的办法。

  审核技巧:

  (一)少讲、多看、多问、多听。应避免:就题咨询、裁判、重复阐述。

  (二)选择正确的对象提问

  问题应向负责进行该项活动的部门或个人提出;

  不要向无关部门或人员提问,如:问销售部门如何进行供方评定;向设计部门问如何决定检验时使用的统计技术。

  (三)正确地提出问题

  明确,直接针对要了解的问题提问;

  不要像在外交谈判中那样旁敲侧击;

  不要提出外行的或错误的问题,如:向采购部门问:合同如何评审的?向检验部门问:成品来不及检验而紧急放行时,应如何作好标记和记录?

  (四)封闭式问题和开启式问题相结合

  封闭式提问

  可用是、否、有、无来回答;

  可得出明确无误的答案,但信息量较少。

  开启式提问

  主题式问题:主题明确,开门见山。

  “ 请谈谈软件的有效性,你们是如何做的?”

  扩展式提问:在会话基础上逐渐进入较高层次的交流。

  “那么,对你来说,了解这类程序的重要性有什么作用呢?”

  征求意见式提问。

  设想式提问,如:

  “电源切断了怎么办?”

  “ 计算结果不满足这个公式,你将如何处理?”

  (五)提问和索要相接合

  涉及文件及实际情况,索要文件或观察现场。注意 :避免埋头细读一大堆文件,而中断调查。

  (六)联想和追溯

  从采购验证记录中出现的许多不合格联想到供方的评定有无问题,到有关部门追溯评定记录。

  从顾客抱怨产品外表受损联想到成品检验、包装、交付过程有关问题,而追溯这些过程的情况和记录。

  (七)创造一个良好的审核气氛

  审核员应平等,和气待人;

  注意听人讲话,认真记笔记;

  不时地用点头、注视、附和等方式对对方谈话表示感兴趣;

  请对方出示文件应征得对方同意;

  发现了不合格要对方领导签字时,要耐心说明理由;

  即使对方态度粗暴,也不要与之争吵。

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