行政秘书怎样做好会议记录

2017-05-15 办公文秘

  会议记录是公司里行政秘书的一项日常工作,看似简单,真正做好并不容易。它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力,充分考虑多种细节与因素。会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

  某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:

  1.会议记录本内无目录。

  特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。

  2.记录不完整。

  有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。

  3.会议记录本没有按工作性质分开。

  如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。

  4.会议记录本不固定。

  有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。5.记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。

  做好会议记录应着重把握好以下三点:

  1、准备细致到位

  认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前,记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。

  会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式,一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。

  对此,记录人应养成一种职业习惯:提前到达会场、提前调试记录设备,避免因准备不足而影响会议记录效果。

  2、记录完整真实

  一份完整的会议记录,除了会议主要内容外,还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的,就是要忠实记载会议召开时的情景,以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实,不能夹杂个人观点,更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来,保持语言的原汁原味。

  3、整理准确及时

  会上记录的内容只是一个草稿,会议结束后,须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。

  在此过程中应注意以下几点:一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对,对遗漏内容进行补充,对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词,应根据录音记录,标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合,确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后,应及时归档留存。

  为提高档案质量,做会议记录应该注意以下问题

  一、使用固定的.会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本,按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录,包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚,这样不但查找起来一目了然、十分方便,而且有利于档案的保密和保护。

  二、按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为两个部分:  

  1、会议基本情况。包括会议名称、开会时间(要写明年、月、日及会议开始时间)、会议地点、出席人(人数不多的会议要把出席者的姓名都写上,注明其他人员全部到会;人数过多的会议可只写出席范围和人数)、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。

  2、会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点,记录时必须聚精会神,边听边记,耳、脑、手并用,不能因注意力分散而出现疏漏。

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