oa系统如何改善企业流程管理

2017-05-31 办公自动化

  oa协同办公系统主要就是通过这几个方面的改善、保障和规范企业的流程管理的,而且许多的实施也证明,oa的这种流程管理方式确实非常有效。那么oa系统是如何让企业的工作流程变得高效、规范且低成本的呢?

  首先,梳理流程,使流程得以规范,避免随意性。oa协同办公系统的工作流程是根据企业具体流程管理需要,将涉及到企业多个部门的流程按公司固有制度的要求进行编写、梳理,设计成"所见即所得"的'表单,使企业80%以上的工作变成例行工作,从而实现了复杂流程的电子化流转。这样,工作人员即可按规定的流程规则操作流程运转,每个参与流转的人无需记忆各种复杂的流程流转规则,减少了用人脑去判断流程的流向而发生的不可避免的错误,协助企业制度高效落地的同时,提高了流程办理效率。

  其次,结合流程监督机制,跟踪流程办理情况,使流程办理记录可追溯。在传统的企业管理中,如果企业审批人需要查阅自己很久之前审批过的文件,企业审批人查阅自己很久之前审批过的文件,企业审批人查阅自己很久之前审批过的文件。而实施oa协同办公系统之后,就不用如此麻烦了。在oa协同办公系统中,审批人随时都可以方便的查看自己审批过的所有文件的审批内容、审批状态和审批记录,并包括委托办理人所审批过的文件。另外,OA流程办理痕迹的这种可追溯性在提高流程办理执行力的同时,审批人的流程审批权力也因此变得"阳光"起来。

  再次,分析流程各环节办理效率,通过对流程数据的分析与查询以优化流程。一般而言,随着企业业务内容的增加,各个部门要处理的流程以及各部门之间流转的流程愈加繁多,企业领导对流程的把握性也相应降低。而oa协同办公系统的权限设置,使得企业领导可根据流程审批的时间、数量、流转情况、意见处理等内容,通过流程分析的数据,来考察各部门的工作执行效率,更迅速、果断的做出正确分析,把握流通不畅部位,并及时与各部门业务人员不断优化、重组,确定形成新的合理、科学的业务流程,建立更高效的决策体系。

  最后,为了保障流程审批的及时性,可以设立系统提醒功能。通过oa协同办公系统的应用短信、内部邮件、及时通讯等功能即可有效提醒工作人员有待批文件需要办理,使组织的文件办理效率大大增强,流程成本大幅度降低。

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