办公文秘的工作技巧
⑥协办式：整个接待工作由外事部门或其他有关部门负责，秘书部门只是协助办理有关事项。
三是内宾接待的技巧。
1、工作要求：负责接待人员态度要和蔼、诚恳;接谈回答要认真、负责;介绍情况要做到实事求是、严守机密;服务工作要热情周到。
2、接待程序：接受任务——了解来宾——预定食宿——派人接站——商议日程——礼节拜访——组织会谈——陪同来宾——安排送站——接待小结
3、接待内容：对上级领导机关来宾的接待;对平级机关和与本单位有业务来往的外单位来宾的接待(分领导同志来与一般工作人员来两种情况);系统受管单位来宾的接待;对新闻记者的接待。
四是外宾接待的技巧。
1、基本原则：统一的原则;适应性原则;平等的原则;内外有别的原则;节俭的原则。
2、接待工作种类：①业务性接待工作(搜集资料，熟悉情况;为领导出谋献策;斟字酌句，把好文字关);②事务性接待工作(迎来送往的安排;会见、会谈的安排;宴请安排;文艺活动、参加游览等)。
五是宴请接待安排技巧。
1、宴请的几种形式。
国际上通用的宴请(宾)形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。宴宾活动采用何种形式，通常根据活动目的、邀请对象以及经费开支等各种因素而定。
(1)宴会：①国宴。(略)
②正式宴会。除不挂国旗、不奏国歌及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。有时亦安排乐队奏席间乐，宾主均按身份排列就座。
③便宴。即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，有时亦有早上举行的早宴。这类宴会形式简便，可不排座位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。便宴较为随便、亲切，宜于日常友好交往。
④家宴。即在家中设宴招待客人，以示亲切友好，家宴往往由主妇亲自下厨烹调，家人共同招待。
(2)招待会：①冷餐会(自助餐)。这种宴请形式的特点是不排席位，菜肴以冷食为主，也可以用热菜，连同餐具陈设在菜桌上，供客人自取。冷餐会，在我国常用于官方正式活动，我国举行的大型冷餐招待会，往往用大圆桌，设座椅，主宾席排座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动进餐。
②酒会。又称鸡尾酒会，这种招待形式较活拨，便于广泛接触交谈。招待会以酒水为主，略备小吃。不设座椅，仅置小桌(或茶几)，以便客人随意走动。
(3)茶会。这是一种简便的招待形式，举行的时间一般在下午四时左右(也有上午十时举行的)。茶会通常设在客厅，不用餐厅。厅内设茶几、座椅，不排席位。
(4)工作进餐。按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，它是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式(有时由参加者各自付费)，利用进餐时间，边吃边谈问题。在代表团活动中，往往因日程安排不开而采用这种形式。进餐往往排席位，如用长桌，其座位排法与会谈桌位安排相仿。
2、宴请的准备工作。
首先要确定宴请的目的、名义、对象、范围与形式。其次要确定宴请时间和地点。还有，宴请席位的编排也是一项很重要的准备工作。现时通用的模式一般都与会议中安排座次的圆桌式或方桌式差不多。以圆桌为例，主人应面向正门居中而坐，主宾坐在主人左手一边，第二位的宾客坐在主人右手一边，依次类排。最后的一项准备工作就是发送请柬。便宴经约妥之后，可不发请柬，工作进餐一般不发请柬。
3、宴请过程中的礼仪
①席前主人怎样迎接客人：主人一般在门口迎接客人，有时还可有少数其他人员陪同主人列队欢迎客人。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座。
②席间主人怎样向客人敬酒、敬菜：客人入座之后，主人首先应该起立，举杯向客人敬酒。碰杯先后以座次顺序为序，从主到次进行，只仅仅一杯即可，不可碰得太响。碰杯干杯之后，主人应持筷子示意，请客人正式用餐。宴会进行中，当客人互相谦让，不肯下箸时，作为主人，便有给客人敬菜的任务。
——当每一道菜端上桌时，主人可简单介绍一下这道菜的色、香、味等特色，并热情招呼客人动箸，尝试。
——当餐桌上的客人有主次、长幼之分时，每一道菜上来，主人应先请主客或者长者首先品尝。
——分菜时，主人可站立起来，用公筷、公匙为客人分菜。首先分给在座的主客或长者。
——当客人对某道菜表示婉谢时，主人不宜强人所难，硬将菜塞到客人碗里。
③席后主人怎样欢送客人。
客人就餐完毕，起身告辞。主人应送主宾至门口，热情话别，要等主宾离去后，主人才可关门或转身回到宴会厅。
(六)关于会务管理的技巧
一是认真做好会前准备工作。
①确定会议名称：以与会者的身份或职务作为会议名称的主体;以会议的内容作为会议名称的主体;②确定会议时间(会期宜短不宜长);③确定会议地点;④确定与会人员;⑤会议议题的确定：领导确定议题，办公室和有关部门准备材料;办公室主动收集议题;下级部门提出的议题;上级机关提出的议题;⑥制发会议通知：一般采用文件或电报形式，要求简明扼要，概念准确，写清楚会议时间、地点、议程、员、要求等;⑦会议议程、日程与程序的确定：会议议程是指会议所要通过文件、解决问题的概略安排。日程则是指会议各项活动在会期以内的每一天中的具体安排。程序是指为完成会议议程而按照工作顺序和时间先后依次安排的会议工作体系，是对会议议程的具体化;⑧组织会议报到;⑨拟制编组名单;⑩准备会议文件：草拟文件，审阅文件，文件送迎。
二是认真搞好会议管理。
1、会议管理方法
①行政方法：建立必要的会议制度;颁布会议政策;制定会议计划;会议审计活动。②法律方法：立法;司法。③经济方法：经济杠杆;经济处罚。
2、会间组织服务工作：①组织签到;做好会议记录;②编发会议简报;③会议特殊情况的处理;④特殊会议的组织工作。
三是做好会议礼仪。
1、安排好会场。
首先，选择会场：大小要适中;地点要合理;附属设施要齐全;要有停车场地。其次，会场选定，接着是布置。人民代表大会的会场要布置得隆重庄严;庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈;纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅;业务洽谈会议、看样订货会议、经验交流会议的会场要布置得和谐亲切。一些大型会议的会场门口，还要张贴“欢迎”之类的标语。
2、正确设计主席台和会场形式。
(1)主席台设置：①大型会议的会场大多设主席台，和与会人员呈面对面形式。②中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可，如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。③小型会议可不设主席台。
(2)会场形式种类(根据交际需要和情况而选定)：①圆桌式、方桌式。在圆桌或方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开16~20人左右的小型会议。②“口”字型。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。③“匚”字型、“V”字型。摆成“匚”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。④教室型。是目前中国最通行的开中型、大型会议的会议形式，它便于召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议。
3、注意排列座次。
主席台座次，以上主席台人员的职务(或社会地位、声望)高低排列，最高的排在第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为重点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其余各排的排位可灵活掌握。
其他参加会议的人员面对主席台就座，习惯采用以下几种方法排列：①按汉字笔画排列;②按地理位置排列;③按行业系统排列;
4、搞好会务服务。
①准备好会议文件和材料，包括工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单。②办妥后勤服务事宜。③大型会议要做好新闻发布准备工作。
5、注意会议礼仪特点。
①代表会议的礼仪;②工作会议的礼仪;③例会的礼仪;④报告会的礼仪;⑤座谈会的礼仪;⑥经验交流会的礼仪;⑦表彰会的礼仪;⑧纪念会的礼仪;⑨庆贺会的礼仪;⑩新闻发布会的礼仪。
四是做好会后事项处理工作。
1、整理会议记录;2、印发会议纪要;3、安排与会人员离会;4、会议文件和立卷归档;5、会议决定事项的传达与催办;6、会议新闻报道;7、会议财务决算;8、总结会议工作(积累经验、明确成绩和缺点)。
(七)关于后勤工作的技巧(关键是对人的要求：人要正、事要公、管要严)
1、要熟悉后勤工作的特性：具有先行性、服务性、不可替代性和实用性的大特性。
2、要选用爱岗敬业的后勤人员。具备“负责、实干、勤俭、奉献、无私”主动精神。
3、要熟悉后勤服务工作的任务：
(1)房产管理：基本建设;房产的分配;房产的维修;水电及供暖设施的管理;费用管理。(2)办公用品管理：计划;购置与保管;发放;经费核算。(3)机关环境管理：搞好总体规划;卫生管理;环境保护工作;绿化工作;安全保卫工作。(4)车辆管理：车辆的配备定编;购置、更新车辆;值班、调度;车辆的维修及保养。(5)公共服务部门管理：电话服务部门;招待所的管理;医疗卫生所的管理;食堂管理;物业设备的管理。
(八)关于公文的写作技巧
一是要熟悉掌握公文主旨的确定依据。
1、党和国家以及上级文件是公文主旨确立的直接依据;2、领导意图是公文主旨的具体要求;3、工作实践是确立公文主旨的直接因由。
二是要熟悉地运用公文主旨的表现形式。
1、题目明旨;2、开门见山;3、卒章显志;4、片言居要;5、一线贯通。
三是正确选取和使用公文材料。
1、材料的占有：直接材料和间接材料;现实材料和历史材料;具体材料和概括材料;正确材料和反面材料。2、选材的要求：准确;新颖;真实;典型。3、公文材料的使用方法：先亮观点，后列材料;先列材料，后摆观点;边列材料，边摆观点。
四是巧妙组织和安排公文结构。
1、结构组成：标题、开头、结尾、层次和段落、过渡和照应。
2、结构安排：纵向组合结构(直叙式、递进式)、横向组合结构(并列式、总分式)、纵横交叉结构。
3、结构要求：必须围绕主旨安排结构;必须有明确、清晰的层次;必须做到完整、严谨、匀称。
4、公文的表述方式：叙述、议论、说明。
5、公文的语言运用：规范性词语的运用;大量使用介宾短语;简缩和模糊语言(比如“原则同意”)。
(九)关于督查督办工作的技巧
一是熟悉掌握要督查的内容。
1、检查上级制定的方针、政策、重要的文件和重要会议精神贯彻落实情况;
2、检查上级重要工作部署，重要决定事项的落实情况;
3、检查上级和本级领导同志重要批示和交办事项落实情况;
4、认真完成上级党委办公室交办的督促检查事项;
5、负责人大代表、政协委员提出的需要答复的有关提案、议案办理情况的督查;
6、领导同志认为必须督促检查的重要事项。
二是熟练掌握督查工作的技巧。
1、督察报告的写作技巧：要突出本地特色;督察报告的主要任务是向上反映督查工作的重要情况;要突出反映问题。
2、查办催办的技巧：与信息工作、调查研究工作、信访工作相结合;实事求是，秉公办案;分级负责，归口办理;领导上阵，亲自查办;坚持结报反馈制度;树立全局观念，围绕改革和建设这个中心，以查办催办党和政府各项改革方针、决策和重要工作部署的贯彻执行情况为主。
3、专项查办的技巧：要事实清楚处理得当;严格查处时限，彻底查清事实。
4、跟踪督查的技巧：要看实际工作效果如何;要强调深入，掌握实际。
(十)关于给领导提建议的技巧
一是考虑领导易于接受的建议方式和时机。
1、以子之矛攻子之盾的提建议法：以领导的话作为个人评价事物的标准;以行为证据证其伪;指陈先言明其心。2、娱乐中要适时提建议：潜移默化，润物无声;借题发挥，巧妙引申;切勿扫兴。
二是提意见要注意不让领导丢面子。领导十分注意自己在公开场合，特别是在其他领导或者众多下属在场的时候，不能丢面子。如果办公室主任的意见使领导感到难堪，即使是出于善意的愿望，即使是“对事不对人”，但其结果却必然是一样的：使领导的威信受到损害，自尊受到伤害。
三是迂回表达反对意见。过于直接的批评方式，会使领导自尊心受损。因为这种方式使得问题与问题、人与人面对面地站到了一起，除了正视彼此以外，已没有任何的回旋余地，而且，这种方式是最容易形成心理上的不安全感和对立情绪的。迂回的方法很容易摆脱其中的各种利害关系，淡化矛盾或转移焦点，从而减少领导的敌意。在心绪正常的情况下，理智占了上风，领导自然会认真地考虑所提的意见，不至于先入为主地将意见一棒子打死。