办公文秘的工作技巧

　　四是不要装腔作势。任何领导都喜欢有知识、有才干的下级。在领导面前下级要敢于实事求是，即使是有能力的下级，急于表现自己的才能也不要操之过急，不要装腔作势。才能是需要通过行动和实力表现出来的。凡是装腔作势的下级绝大部分都会当场被领导看出，只是有的领导给下级留点面子，不当面把“西洋镜”拆穿罢了。

　　五是不做“百晓”，不当“万能”。

　　六是不可随便向领导提建议。

　　七是注意建议有可行性、可操作性和投入成本。

　　(十一)与不同性格的领导相处的技巧

　　一是与冷静型领导相处的技巧。如果遇到这样的领导，一切工作计划，提供意见，不要自作主张，等到计划决定后，只要负责执行便好。至于执行的经过，必须有详细记载，这种一丝不苟的精神，详细记载的报告，正是他所喜欢的。但执行中遇到的困难，最好能自行解决。

　　二是与热忱型领导相处的技巧。如果遇到热情的领导，要保持受宠不惊的常态，采取不即不离的方式。“不即”可使他热情上升的走势和缓，“不离”可使他不感失望。“君子之交淡如水”，对热情的领导，最好是这种方法，只能用急脉缓受的方法。

　　三是与豪爽型领导相处的技巧。如果遇到的是豪爽的领导，绝对不用担心没有发展的机会，不必担心怀才不遇。与豪爽型领导则比较容易沟通，可以进谏自己的意见，好好表现，努力工作表现自己的能力。这类领导虽较好相处，但也要讲究适度。

　　四是与平庸型领导相处的技巧。遇上这样的领导，最好“既来之，则安之”，把自己的工作做好。1、弱将手下出强兵;2、期望值要合理;3、扶助领导出谋划策，平庸型的领导一般决策水平也不高，拿不出好主意，易受下级影响，忠诚地为之献策献计的人往往能受到他的重用。一句话，要善待平庸型的领导。

　　五是与优柔寡断型领导相处的技巧。这类领导风格不健全，缺乏魅力，给人的感觉是胆子小，不果断，甚至会给工作带来麻烦，让大家都受到牵连。1、贴近领导取得信任;2、说服应有耐心，不可急于求成。犹豫不决的领导遇事不果断，前怕狼后怕虎，而且最怕此时下级逼迫，说服优柔寡断的领导非要有耐心不可，要和风细雨，不要急风暴雨。

　　六是与多疑型领导相处的技巧。多疑型领导一般表现为：过度警惕，对下级的一言一行都得琢磨琢磨;不信任下级，凡事都要问个究竟;怀疑下级背着自己说坏话;缺乏自信。怎样与疑心重的领导相处呢?1、做事小心谨慎;2、常汇报，多请示;3、善于给多疑型领导鼓气。

　　七是与彼此不团结的领导相处的技巧。1、要保持距离，不过分亲热;2、要一碗水端平，不厚此薄彼;3、要“超然事外”，不介入矛盾;4、要巧妙沟通，不隔岸观火。

　　八是与火爆脾气的领导相处的技巧。

　　1、管好“火源”。脾气大的人，往往性子比较急躁，肚子里装不得一点事，容易发火，一点就着，一碰就响。与这样的领导相处，要了解他的性格特点，同时要理解他。

　　2、控制火势。一旦领导发火了，一定不能对着干，如果是下级的过失导致领导发火，办公室主任首先要作自我批评，找出过失原因，采取补救措施。

　　3、把握火候。领导发火时也可能有些不在理，或者给工作造成影响，应把握火候，择机进言，请领导遇事要冷静、理智，不要放纵不好的脾气。

　　4、正确对待领导的发火：不马上反驳或愤愤离开;不中途打断领导的话，为自己辩解;不要表现出漫不经心或不屑一顾;不文过饰非，嫁祸于人;不有意嘲笑对方;不用刻薄的含沙射影的语言给领导某种暗示;不转移话题，假装没听懂对方的话;不故作姿态，虚情假意;不灰心丧气，影响工作。

　　九是与嫉贤妒能的领导相处的技巧。这种领导的典型特征是害怕追随者的竞争，不能容忍下级超过自己，应采取以下对策：1、不可让领导自惭形秽;2、在领导长处之外发挥自己的特长;3、寻求组织解决。

　　十是与自私的领导相处的技巧。自私的领导常常遇事替自己打算，与下级争名利。办公室主任在与这类领导相处时应掌握以下原则：洁身自好;沉默;有原则地代领导受过。

　　十一是与挑剔型领导相处的技巧。一般来讲，喜欢挑剔型的领导有两类：一类是水平较高，再一类就是嫉妒心强，要采取以下对策：准确了解任务;争取领导的信任;多汇报;多请教。

　　十二是与强迫型领导相处的技巧。1、不卑不亢。即不自卑也不能高傲，待人态度得体、分寸恰当。2、减少正面冲突，以免领导形成你故意同他对着干的成见，造成工作无法开展。3、寻找机遇，自然而然地显示自己的才干、能力与学识，争取得到他的重视。

　　(十二)关于借权、用权、控权的技巧

　　一是借权的方法和艺术。

　　1、借上级之权。比如请上级领导到本部门作指示或进行现场指导;使下级和群众知道自己的工作是得到上级支持的;积极主动地配合上级开展工作，取得上级信赖。

　　2、借下级之权。巧妙的把自己的想法变为下级的主意并由下级去办理。上级领导为了对工作负全责而向下级借权，依靠下级抓好生产的同时，落实思想政治工作。这种借权，既有授权，又含有扩权，一般来说，下级是很容易接受的。

　　3、借领导成员之权。根据领导成员的竞争心理，班子分工各抓一项工作，看谁抓得效果好，以此激发他们的积极性;根据领导成员的竞争心理，今天安排你去抓项有难度的工作，明天又安排他去抓另一项有难度的工作，谁做得好就表扬谁，哪点做得好就表扬哪点，形成互相之间互不示弱、你追我赶的局面。

　　4、借社会关系之权。向社会关系借权，是利用其有利的方面，开展公共关系活动，积极正面争取。

　　5、借群众之权。①领导的自我表露，使群众获得直接理解领导意图的机会，争取群众支持。②用自我损害的方法可以赢得群众的支持。领导必须向群众说明，自己之所以要这样做的目的是出以公心，这样做连自己的权力和利益也要受到损害，自我损害的方法可以增加表率效果。③用提高参与感的办法克服个别群众的消极情绪。有个别群众会由于领导的做法而受到极大的损失，应吸收他们参与到制定决策的过程中来，尽量满足他们的心理需要，防止不良情绪的扩散。

　　6、借集体之权。集体的组织原则是少数服从多数。决议一旦定下来，就不能由个人随意推翻。

　　二是用权控权的技巧。

　　1、宽严相济。是指办公室主任在控制下级权力时，要宽严相济、宽严适度。既不能使下级轻易妄为，又不能使下级束手束脚、顾虑重重。既能大胆放手，使下级有所作为;又能把握方向，宏观控制，使下级有所不为。

　　2、恩威并重。是指在实施控制时，既要施之恩，又要施之以德，感化影响、说服指导，从而赢得下级的信赖;又要施之以威、施之以权，查验所为，奖优罚劣，使下级有敬畏之感。

　　3、未雨绸缪。要在授权之前，针对施权的对象，采取超前的策略，实行积极稳妥的控权方式，总是掌握主动，治人不治于人。

　　4、权力制约的利弊。限制权力的滥用，有利于克服腐bai现象，即抑制权力的负向作用，保证权力的正向作用。

　　(十三)关于工作中的语言运用

　　1、鼓动的语言艺术：

　　一是鼓动的操作要领要得当。愈少用批评愈好;帮助下级建立安全感;善于开发下级的创造性;注意强化下级的优点，弱化其缺点;要尽量使工作充满乐趣;培养下级的自信心;不要忽视细节;不要以自己的习惯或模式强求下级。

　　二是赞美下级应“雪中送炭”。领导经常赞美下级，职工的积极性、创造性就不断被激发、被调动。赞美之于人心，如阳光之于万物。予人以真诚的赞美，体现了对人的期望与信任，并有助于增进彼此间的了解和友谊，是协调人际关系的好方法。最有实效的赞美不是“锦上添花”，而应是“雪中送炭”。最需要赞美的不是早已美名天下扬的人，而是那些自卑感强、被错当成“丑小鸭”的“白天鹅”的人。他们平时很难听到赞美，一旦被人当众真诚的赞美，就有可能尊严复苏，自尊心、自信心倍增，精神面貌焕然一新。这样有助于下级真正发现、发挥自己的长处和优势，激发起更强的上进心、荣誉感和自豪感。

　　三是表扬下级的语言应具体。要明确表扬的具体行为;要避免评价他人;要真诚;要表示你的尊敬;不要“但是…”;语言要自然流利;表扬用语要适当;语言要用独特的表达方式，不用陈旧的套话;要了解对方。

　　四是赞美和表扬应注意的问题。要忌任意拔高;切忌褒少贬多。

　　2、关于批评的艺术。批评和表扬一样，都是激励下级的一种方法。批评的作用是为了限制、制止和纠正下级的某些不正确行为。

　　一是掌握批评的原则。

　　1、唯实原则：实事求是;公正民主;强调下级工作的重要性;自责在先。2、唯事原则。3、因人而异原则：职业情况;年龄情况;知识、阅历情况;心理情况。4、适度原则：质的把握;量的限制。

　　二是掌握批评常用的方法。

　　1、直接式：命令法;商讨法;激将法。2、间接法：回避法;侧击法;迂回启发法。3、围点打援法：“避重就轻”。4、釜底抽薪法。5、趋势外推法。

　　三是批评应注意的问题。

　　一忌：捕风捉影，无中生有。二忌：言辞尖刻，恶语伤人。三忌：乘人不备，突然袭击。四忌：姑息迁就，抛弃原则。五忌：不分场合，随便发威。六忌：吹毛求疵，过于挑剔。七忌：口舌不严，随处传扬。八忌：婆婆妈妈，无休无止。

　　(十四)关于指挥的技巧

　　一是检查工作的技巧。

　　1、事先要有准备。对所要检查的工作，在总体上要有一个基本的了解，在方针政策上也要比较熟悉，对倾向性问题也要心中有底，以便更有针对性地进行检查。

　　2、检查要有标准。以原来制定的目标和计划为标准，检查可分为两步：①以既定目标和计划为标准，衡量工作进展情况及绩效;②以实践结果为标准，分析其与原定目标的差距，找出得失成败的原因，拟订纠正的措施。

　　3、不要为检查而检查。检查下级的工作，主要是检查对路线、方针、政策和目标、计划的执行落实情况，检查决策的实施情况，看下级是否准确迅速、积极主动、卓有成效地完成了应该完成的各项任务，这是检查工作的主要目的和内容。

　　4、将各种检查方法结合运用。①跟踪检查和阶段检查相结合;②由上而下检查和由下而上检查相结合;③专门班子检查和领导检查相结合。

　　5、不要乱发议论。领导检查工作，不能随意、无所顾忌、不负责任地乱发议论。即使要指正的地方，也要看准了再说，不要乱表态。如果乱发议论，不但会使自己被动，降低自己的威信，还会给下级造成思想压力，形成瞎指挥，给工作带来损失。

　　6、敢于表扬和批评。在检查工作时，必然要对下级的工作作出评价，或表扬或批评，目的是更好的调动积极性，激励他们做好工作。要坚持原则，敢于讲话;要掌握分寸，不能过头。

　　7、防止主观性、片面性和表面性。主观性是指不从实际出发看问题，而从主观愿望和臆想出发看问题。片面性就是不能全面地客观地分析问题，抹杀事物所固有的共性与个性、绝对与相对的辩证关系。这些都是检查工作的大忌，一定要注意防止和克服。

　　8、要在解决问题上下功夫。检查工作的目的，说到底就是要发现问题，解决问题，把事业单位推向前进。凡是当时就能解决的，就要立即解决;当时不能解决的，也要本着对事业负责的精神，创造条件，抓紧做工作，争取尽快解决。

　　二是布置工作的技巧。

　　1、交待必须明确：①什么任务，属什么性质，有什么意义;②应达到什么样的目标和效果;③什么时候完成;④向谁请示汇报;⑤应遵循哪些政策原则;⑥执行任务者在人、财、物和处理问题方面有哪些权利;⑦步骤、途径和方法是什么;⑧可能出现哪些情况，需要注意什么问题。

　　2、分配的任务与职能相称。①所分配的任务应当是下级职责范围之内的，是属于他岗位责任制范围之内的事，而不能把本应属于上层的事交给下一层去干，把下层的事交给上一层去干，或是把本应由甲完成的任务让乙去做，乙的事让甲去做。②所分配的任务要与下级能力相一致，有多大能力的人就分配给他多重的活儿。

　　3、下达指令、布置任务之前要有充分准备。把问题想得周密些，对于自己感到不大有把握的问题，要虚心向下级征询，如果下级的意见有道理，就要及时采纳，即使对于自己的设想感到很有把握，也要善于启发下级动脑筋，提看法，以便使指令更完善、更切合实际。在布置任务时只有对下级抱着信任、尊重、平等、虚心的态度，下级才容易理解，乐于接受，也才会更好地执行，更认真的负责。

　　4、分配工作要讲究方法。①在指导思想上要“远”、“近”结合;②在工作标准上要“高”、“低”适度;③在人员组合上要“强”、“弱”互补;④在具体人员上要“长”、“短”兼用。

　　(十五)关于办公室职员的素养要求

　　1、对办公室主任的要求：

　　(1)办公室主任的含义：是指某一组织中为领导工作服务的综合性办事机构的行政首长。是大参谋、大秘书、大管家或参谋员、秘书员、服务员、调度员、协调员、督办员、钦差大员、接待官、执行官。

　　(2)办公室主任的特点：全面性、综合性;政治性、辅助性;事务性、保密性。

　　(3)办公室主任工作的基本要求：办事、行文及时、准确;政务服务落实到位;注重保密。

　　(4)办公室主任的能力要求：①会写;②会讲;③会干;④会一门岗位能力外的特长;⑤会喝;⑥善驾驭和统筹;⑦善协调和沟通;⑧善发动和组织;⑨善参谋和进谏;⑩善化解和应变。

　　2、办公室主任的职责和任务：承办职责;参谋职责;管理职责;协调职责;服务职责;督办职责。

　　3、办公室主任的工作方法：

　　(1)科学思维方法：实事求是，从实际出发;系统全面的思考方法;用发展的、辩证的观点看待一切。

　　(2)思想政治工作：正面教育，以理服人;普遍关心、注重个性，一把钥匙开一把锁;寓教于乐、于学、于思，思想教育与知识教育相结合;扬善为主，激励上进;人情关怀，人文关怀，解决实际问题;以诚相待，以情感人;树立榜样，典型示范。

　　(3)个人的魅力、修养和工作艺术：